Context

Una Mano Franca is a project that was born in mid-2017 when a group of friends, professionals in different areas, decided to join together to share knowledge in exchange for donations that would be taken to public institutions that serve low-income people.

It is appropriate to clarify that at that historical moment, Venezuela was going through a great crisis of shortage of necessities and for these institutions it represented a great difficulty to continue maintaining their own charitable actions. Our idea was to contribute, to be part of that support network based on solidarity.

The first event was at the end of 2017, in 2018 we organized two events and in 2019 three, the pandemic arrived and our activities stopped, it is in this 2023 that we regrouped and on November 18 we had our first meeting.

Now, let's talk about the key steps that are required to organize an event of this type, which are not much different from any other type of event that seeks the projection of a brand, although its aims and objectives are different.

Contexto

Una Mano Franca es un proyecto que nació a mediados del año 2017 cuando un grupo de amigos, profesionales en distintas áreas, decidimos unirnos para compartir conocimientos a cambio de donativos que serían llevados a instituciones públicas que atiende a personas de bajos recursos.

Es oportuno aclarar que en ese momento histórico, Venezuela, pasaba por una gran crisis de escases de productos de primera necesidad y para dichas instituciones representaba una gran dificultad seguir manteniéndose en sus propias acciones de beneficencia. Nuestra idea era aportar, ser parte de esa red de apoyo fundamentada en la solidaridad.

El primer evento fue a finales del 2017, en el 2018 organizamos dos eventos y en el 2019 tres, llegó la pandemia y nuestras actividades se detuvieron, es en este 2023 que nos reagrupamos y el 18 de noviembre hicimos nuestro primer encuentro.

Ahora si, hablemos de la gestiones claves que se requieren para organizar un evento de este tipo que no difieren mucho a la de cualquier tipo de evento que busca la proyección de una marca aunque sus fines y objetivos sean distintos.

First phase. The before

For us the before began with a call, in the month of August, to reactivate the project. Of the ten founding members nine accepted the invitation and of this group six of us committed ourselves to work in this first event that we called internally: The reunion.

Even though we are the ones who would organize the activity, we did the briefing, confirming our objectives and following the model that defines us: to offer short talks (20 minutes) on various topics, being the entrance to the event a donation that could be non-perishable food, clothes, toys, household goods or various products. We determined the date, place and time of the event.

In virtual meetings, step by step, we defined the activities to be carried out and the person who would be responsible for carrying them out. Among them: visiting old sponsors, defining the list of speakers, preparing flyers, contacting local radio stations, refreshments for guests, defining the protocol, activating the social networks of Una Mano Franca, acknowledgements, necessary technological equipment, registration of attendees.

Primera fase. El antes

Para nosotros el antes comenzó con una convocatoria, en el mes de agosto, a reactivar el proyecto, De los diez integrantes fundadores nueve aceptaron la invitación y de este grupo seis nos comprometimos a trabajar en este primer evento que llamamos internamente: El reencuentro.

Aún cuando somos nosotros mismos quienes organizaríamos la actividad hicimos el briefing, confirmando nuestros objetivos y siguiendo el modelo que nos define: ofrecer charlas cortas (20 minutos) de diversos temas siendo la entrada al evento un donativo que podía ser alimentos no perecederos, ropa, juguetes, enseres o diversos productos. Determinamos la fecha del evento, el lugar y el horario en que se realizaría.

En reuniones virtuales paso a paso fuimos definiendo las actividades a realizar y la persona que asumiría la responsabilidad de concretarlas. Entre ellas: visitar patrocinantes antiguos, definir el cuadro de ponentes, elaborar los flyers, contactar con las emisoras de radio locales, el refrigerio para los invitados, definir el protocolo, activar las redes sociales de Una Mano Franca, reconocimientos, equipos tecnológicos necesario, registro de asistentes.

Summarizing the results of these efforts were:

The event was scheduled for November 18, at the Bermudez Hotel, a renowned hotel in the city that is sponsoring the event by giving us their spaces, the schedule would be from 8 am to 12 noon for logistical issues of lunchtime.

We did not get the old sponsors because the internal rules for donations have changed, not fulfilling the requirements to manage quickly, looking for new sponsors, requires special logistics. By mid-October we had the list of speakers ready,

The flayers of the event as such and of each of the speakers, two radio interviews were arranged for the promotion of the event, we defined what refreshments we could give with the contributions of the members because we did not get a sponsor for this purpose; the social networks of Una Mano Franca could not be activated because of the time they were not used, the hotel provided us with the basic technological equipment to develop the activity, we took the protocol and the recognition for the hotel was elaborated.

We also contacted two people who wanted to participate for free, one to open the event with a motivational dynamic and another to close it in a festive, cheerful way, both guests turned out to be excellent people and in their work, they were so motivated with the activity that they joined the team of Una Mano Franca.

Another aspect that is important to take into account is that our target audience is broad and unrestricted, however, from previous experiences and this last one we already have a clearer profile of that audience to which it is important to pay special attention because they have found in the essence of the project a space to generate a dynamic of interrelation that goes beyond the event itself and that is part of our objectives, to attract people who are involved in the proposed concept.

The day before the event a part of the team visited the hotel to have a clearer vision of the space we would have and to test the image and sound projection equipment.

Resumiendo los resultados de estas gestiones fueron:

El evento quedó pautado para el 18 de noviembre, en el Hotel Bermúdez, un reconocido hotel de la ciudad que es patrocinante del evento al cedernos sus espacios, el horario sería de 8 de la mañana a 12 del medio día por asuntos de logísticas de la hora del almuerzo.

No conseguimos a los patrocinantes antiguos pues las reglas internas para las donaciones han cambiado, no llenando los requisitos para gestionar con rapidez, buscar patrocinantes nuevos, requiere de una logística especial.

Ya para mediados de octubre teníamos listo el cuadro de ponentes, los flayers del evento como tal y de cada uno de los ponentes, se concretaron dos entrevistas radiales para la promoción del evento, se definió que refrigerio podíamos dar con los aportes de los miembros pues no conseguimos patrocinante para este fin; las redes sociales de Una Mano Franca no se han podido activar por el tiempo que tuvieron sin uso, el hotel nos proporcionó los equipos tecnológicos básicos para desarrollar la actividad, nosotros llevamos el protocolo y se elaboró el reconocimiento para el hotel.

A parte se contactaron dos personas que quisieran participar de manera gratuita, una para abrir el evento con una dinámica motivadora y otra para cerrarlo de manera festiva, alegre, ambos invitados resultaron ser excelentes personas y en su hacer, quedaron tan motivados con la actividad que se unieron al equipo de Una Mano franca.

Otro aspecto que es importante tomar en cuenta es que nuestro público objetivo es amplio y sin restricciones, sin embargo, por las experiencias anteriores y esta última ya tenemos un perfil más claro de ese público al que es importante prestarle atención especial porque han encontrado en la esencia del proyecto un espacio para generar una dinámica de interrelación que va más allá del evento en sí y que es parte de nuestros objetivos, captar personas que se involucren en el concepto propuesto.

El día antes del evento una parte del equipo visitó el hotel para tener una visión más clara del espacio que dispondríamos y probar los equipos de proyección de imagen y sonido.

Second phase: execution

The big day arrived, the organizing team agreed to meet at the site one hour before the event to finalize the preliminaries and receive the guests, set up the space where the donations would be placed and register the participants.

The event was a success, we had a large group of participants, we collected more than a hundred pieces of clothes in good condition, 12 pairs of shoes, 28 kg of food and some toys.
The organization of the event was also excellent, everything went according to plan and on schedule.

The dynamic of questions and answers was very active in each of the talks, confirming to us that the proposal is well received.
We also gathered the participants' impressions regarding the purpose of the event, the quality of the talks and the physical space offered. The activity was valued as excellent, accompanied by a feeling of wanting to give and receive more.

Segunda fase: ejecución

Llegó el gran día, el equipo organizador convino en encontrarse en el lugar una hora antes de evento para finiquitar los preliminares y recibir a los invitados, habilitar el espacio donde se colocarían los donativos y hacer el registro de los participantes.

El evento lo calificamos de exitoso, tuvimos un nutrido grupo de participantes, recolectamos más de cien piezas de ropa en buen estado, 12 pares de zapatos, 28 kg de comida y algunos juguetes.

La organización del evento también la calificamos de excelente, todo resultó según la planificación y en los tiempos previstos.

La dinámica de preguntas y respuestas fue muy activa en cada una de las charlas, confirmándonos, que la propuesta tiene acogida.

Allí mismo recogimos las impresiones de los participantes en cuanto a la finalidad del evento, la calidad de las charlas, el espacio físico ofrecido. La actividad fue valorada como excelente acompañado de un sentimiento de queremos dar y recibir más.

Third phase: Internal evaluation and closure

Our activity did not end on the day of the event, as we still had to classify and distribute the donations to the selected institutions, remembering that we formed a chain of work that culminated today.

This meeting of friends was also an opportunity to finish evaluating the activity carried out, the achievements obtained, the failures to overcome, in another post I will talk about this process. For now, as a team, we have already started to plan our agenda for 2024.

Tercera fase: Evaluación Interna y cierre

Nuestra actividad no cierra el día del evento, pues nos quedaba por delante clasificar y distribuir los donativos a las instituciones seleccionadas. recordando que formamos una cadena Trabajo que culminamos en el día de hoy.

También este encuentro de amigos fue propicio para terminar de evaluar la actividad realizada, los logros obtenidos, las fallas a superar, en otro post hablaré sobre este proceso. Por lo pronto, como equipo, ya comenzamos a planificar nuestra agenda del 2024.

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Fuente de imágenes: Archivo personal

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